4. Onze organisatie

Organisatorische en juridische structuur 
De Stichting Christelijk Regionaal Opleidingencentrum Noord- en Oost-Nederland handelt onder de naam Alfa-college. Het doel van deze stichting is het verzorgen en in stand houden van onderwijs. Het College van Bestuur is belast met het bestuur van de stichting en verantwoordelijk voor de algehele gang van zaken binnen de stichting.
De Raad van Toezicht houdt toezicht op het beleid van het College van Bestuur en op de algemene gang van zaken in de stichting. Voor een aantal, in de statuten vermelde onderwerpen dient het College van Bestuur vooraf goedkeuring te vragen aan de Raad van Toezicht.
Het Alfa-college heeft twee medezeggenschapsraden, beide op instellingsniveau, en een externe Adviesraad. 

Het Alfa-college werkt vanuit zes hoofdlocaties in drie gemeenten: Hardenberg, Hoogeveen en Groningen. Iedere locatie wordt aangestuurd door een directeur, waarbij de directeuren in duo’s vormgeven aan duaal leiderschap. De directie bedrijfsvoering wordt duaal aangestuurd door de directeur Operations en de directeur Innovatie & Strategie. De organisatiestructuur ultimo 2023 is zichtbaar gemaakt in onderstaand organigram.  

Terugblik 2023
De realisatie van de strategische koers, inclusief de toepassing van de kernwaarden, zijn in 2023 regelmatig onderwerp van gesprek tussen College van Bestuur en de directeuren. Niet in de laatste plaats omdat in 2023 veel gesprekken hebben gevoerd in de organisatie over onze nieuwe strategische koers. 
Naast deze gesprekken hebben de leden van het college werkoverleg met de directeuren en stafmanagers die onder hun aandachtsgebied vallen. Ook heeft het College in 2023 gesprekken gevoerd met teams door aan te schuiven in hun werkoverleggen.
Daarnaast sprak het College van Bestuur maandelijks met de Ondernemingsraad en Studentenraad (zie ook paragraaf 4.5 en paragraaf 4.4). Het College van Bestuur heeft in 2023 gesproken met diverse externe stakeholders, waaronder de Adviesraad (zie ook bijlage 6). 

De code helpt ons om binnen samenwerkingsverbanden om de belangen af te stemmen, afspraken te maken en kritisch te blijven op wat meerwaarde oplevert voor onze studenten en voor de regio. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld de samenwerking met Drenthe College en Noorderpoort en campusontwikkeling. Zie hiervoor ook paragraaf 3.1 en 3.5. 
Eind 2023 is de MBO-Raad gestart met het evalueren van de code. Het Alfa-college heeft daarvoor input aangeleverd. 

Arbeidsmarkt
Ook in 2023 was de arbeidsmarkt krap. Het werving- en selectieproces is geoptimaliseerd en geïmplementeerd. De recruiter pakt samen met leidinggevenden en adviseurs de werving van nieuwe medewerkers op en zoekt naar nieuwe kanalen. In 2023 zijn we erin geslaagd 160 vacatures in te vullen. In samenwerking met Noorderpoort en Drenthe College heeft het Alfa-college meegedaan aan de banenbeurs in Groningen. Voor de toekomst voorzien we vooral knelpunten bij de generieke vakken, ict en techniek.

Onboarding
Bij de start van een dienstverband bij het Alfa-college start de onboarding. We zien dat de tevredenheid van nieuwe medewerkers over de onboarding toeneemt. Het gaat hier vooral om de verstrekking van bijvoorbeeld een laptop en de introductie in het team. In 2023 heeft onze opleidingsacademie LONT twee bijeenkomsten voor nieuwe medewerkers georganiseerd. Deze bijeenkomsten zijn opnieuw succesvol geweest en worden gewaardeerd door de nieuwe collega’s. In 2024 zal het Alfa-college dit ook organiseren. Een multidisciplinaire werkgroep werkt aan de employee journey om de onboarding nog beter vorm te geven.

Afspraakbanen
Het Alfa-college streeft ernaar een inclusieve en diverse organisatie te zijn. Daarom voelen wij ons verantwoordelijk voor het bieden van kansen aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. In 2023 zijn er gesprekken geweest met UWV en mogelijke nieuwe medewerkers. Dat heeft in een aantal gevallen geleid tot indiensttreding van nieuwe collega’s. Ultimo 2023 zijn er 19 medewerkers actief in een afspraakbaan voor in totaal 12,5 fte. Dit is een lichte stijging ten opzichte van ultimo 2022: 18 medewerkers en 11 fte .

Strategische PersoneelsOntwikkeling
De continu veranderende wereld vraagt van medewerkers een wendbare houding, aanpassen en verder ontwikkelen. Met Strategische Personeelsontwikkeling (SPO) werkt het Alfa-college aan inzicht in benodigd personeel in de toekomst, zowel kwantitatief als kwalitatief.

In 2023 zijn op alle locaties gesprekken gevoerd over toekomstige ontwikkelingen, de verwachte bijbehorende formatie en wat er nodig is om in de toekomst het juiste personeelsbestand te hebben. De belangrijkste competenties voor de toekomst zijn: ondernemerschap, kwaliteitsgerichtheid en creativiteit.

Verder zien we een verschuiving van BOL-studenten naar BBL-studenten. Dit vraagt intensievere en andere inzet van docenten. Dit geldt ook voor flexibilisering.

Visie werken voor iedereen
 Als vervolg hierop is in 2023 de visie Werken voor iedereen vastgesteld. Met deze visie geven we uitvoering aan het Charter Diversiteit om diversiteit en inclusie op de werkvloer te bevorderen. Dit doen we door een werkklimaat te realiseren waarin iedereen zich gezien en gewaardeerd voelt. Met behulp van de visie stimuleert het Alfa-college bewustwording, faciliteren we de dialoog en creëren we draagvlak bij iedereen die in de organisatie werkzaam is. Zo is de startdag voor leidinggevenden (augustus 2023) gewijd aan inclusieve communicatie.

Professionalisering
Vanuit goed werkgeverschap zet het Alfa-college zich in om nu en in de toekomst te investeren in voldoende en kwalitatief goede professionals. Het leven lang leren en ontwikkelen van onze medewerker staat hierbij centraal: samen ondernemend leren, van en met elkaar. De focus ligt op het aansluiten bij de onderzoekende houding van de medewerker en/of het team ten aanzien van de eigen professionele ontwikkeling.
In 2023 zijn we gestart met een nieuw leerplatform in Afas, een centrale plek waar alle kennis en ontwikkelmogelijkheden van de organisatie samenkomen en op een toegankelijke manier worden aangeboden. Het trainingsaanbod is uitgebreid met verschillende activiteiten als podcasts en webinars. De meest bezochte trainingen waren de Basistraining Power BI, Basiskennis examinering nieuwe medewerkers, Boost je immuunsysteem en de Assessoren training theorie en/of praktijk. In bijlage 4.3 is een overzicht te vinden.

In regionaal verband zien we in 2023 steeds meer samenwerkingsinitiatieven. De academies van Alfa-college, Drenthe College en Noorderpoort hebben de samenwerking geïntensiveerd en organiseren gezamenlijke trainingen en leeractiviteiten.

Om ook in de toekomst goed onderwijs te bieden hebben de zeven mbo-scholen en drie lerarenopleidingen in Noord-Nederland zich in 2023 verenigd in een Voorlopersonderwijsregio MBO Noord-Nederland. Met subsidie van het ministerie van OCW is deze regio aan de slag om meer docenten en schoolleiders te werven, op te leiden, te begeleiden én te behouden. Zo streven we naar het beschikken over voldoende en goed opgeleide onderwijsprofessionals en het behoud van een breed onderwijsaanbod in Noord-Nederland.

Vitaliteit en duurzame inzetbaarheid
Vitaliteit is één van onze strategische speerpunten. We besteden veel aandacht aan de vitaliteit van onze medewerkers onder de noemer Positieve Gezondheid. Dat doen we onder andere door het faciliteren van workshops en trainingen over gezond werken en leven. Daarnaast hebben we in 2023, in het kader van financieel fitte medewerkers, de mogelijkheid geboden om – volledig anoniem - gebruik te maken van een budgetcoach.

Met de Waarjewerkt-regeling biedt het Alfa-college vanuit de speerpunten Vitaliteit en Duurzaamheid de mogelijkheid aan medewerkers om één of meer dagen thuis te kunnen werken. De werkplek thuis wordt gefaciliteerd via een thuiswerkportaal waar medewerkers ergonomisch meubilair kunnen bestellen. Ultimo 2023 namen ruim 230 medewerkers deel aan deze regeling, waarvan een klein deel (7%) onderwijzend personeel omdat hun werk minder geëigend is om thuis uit te voeren. De regeling is in 2023 geëvalueerd en zal worden gecontinueerd in 2024. Uit de evaluatie blijkt dat de belangrijkste redenen om thuis te werken zijn: in rust te kunnen werken en een betere balans werk-privé. Daarnaast is ook het verminderen van reistijd een belangrijke reden.

Periodiek bevragen we medewerkers op hun mentale en fysieke welzijn. De laatste meting in september 2023 laat de volgende cijfers zijn:

De Studentenraad (SR) is het medezeggenschapsorgaan voor studenten van alle locaties van het Alfa-college en gesprekspartner voor het college van bestuur. De SR denkt mee, adviseert en heeft instemmings- of adviesrecht op vraagstukken die direct betrekking hebben op studenten. De SR bestaat uit minimaal zeven en maximaal dertien leden, waaronder één voorzitter.  

De SR streeft naar een vertegenwoordiging van twee leden per onderwijslocatie. De vertegenwoordigers van de SR op de locaties spreken regelmatig met de locatiedirecteur. De SR wordt ondersteund door een coach/begeleider. Per 1 januari 2023 is Ellen van Essen de coach/begeleider. Bijlage 6 geeft een overzicht van de studenten en begeleiders die in 2023 af- en aangetreden zijn in de SR.  

Teambuilding en onderlinge samenwerking 
Dit jaar heeft de SR diverse scholing en teambuilding activiteiten gedaan, zoals:

• Kritische vriend workshop: hierin heeft de SR geleerd hoe je je uitdaging formuleert en hoe je de Kritische vriend in zet bij vraagstukken. 
• Kr8werk: de SR heeft de samenwerking met Kr8werk verandercoaches opgezocht om de SR te professionaliseren en de continuïteit te verbeteren aangezien de SR vaak van raadsleden wisselt.
• JOB training: de SR heeft een training gevolgd over de rechten en plichten van de SR. 
• Teamuitjes: door de wisselingen binnen de SR is er veel aandacht voor informeel kennismaken en teambuilding bijvoorbeeld door af en toe samen te eten. 

Vergaderingen in 2023 
De SR heeft 18 keer vergaderd in eigen kring, acht keer met het CvB, twee keer met het CvB en de OR vergaderd in het kader van de (hoofdlijnen van de) begroting, twee keer met de RvT (waarvan een keer samen met de OR) een keer met de OR vergaderd en een keer met de DNA, CvB en SR’en.

Advies en instemming  
De SR heeft in 2023 over de volgende onderwerpen advies of instemming gegeven: 

• Medezeggenschapsstatuut;
• Strategische Koers 'Samen vinden we het uit' ;
• Afwijking onderwijstijd;
• De studentenvakantieregeling 2023-2024; 
• De studentenvakantieregeling 2024-2025;
• Samenwerking Educatie en inburgering regio Groningen;
• De wijzingen rechtspositie MBO studenten;
• Studentenstatuut Alfa-college; 
• Kwaliteitsagenda Alfa-college 2024-2027;
• Examenreglementen;
• Toelatingsbeleid; 
• Hoofdlijnen begroting 2024. 

Samenwerking met de CvB, OR en RvT 
De SR ervaart een goede samenwerking met het CvB. De SR wordt gehoord en naar het advies van de SR wordt geluisterd. Ook heeft de SR overleggen met het CvB gehad waarbij we meer hebben samengewerkt, elkaar beter hebben leren kennen en dieper op bepaalde onderwerpen in zijn gegaan.   

Het afgelopen jaar hebben meerdere momenten plaats gevonden waarop de SR, OR en het CVB elkaar gezamenlijk hebben ontmoet. In juni zijn de hoofdlijnen van de begroting gepresenteerd. In juli vond gezamenlijk de jaarafsluiting plaats; tijdens een recreatieve activiteit werd gesproken over de strategische speerpunten van het Alfa-college (Flexibilisering, Digitalisering, LLO, Vitaliteit en Duurzaamheid) en was er ruimte voor ontmoeting. In september heeft het CvB aan de SR en OR de kwaliteitsagenda gepresenteerd. In december werd de begroting gepresenteerd aan de SR en OR. De OR heeft een contactpersoon aangewezen om de samenwerking en afstemming met de OR met de SR verder vorm en inhoud te geven zodat zo goed mogelijk samengewerkt kan worden. Tot slot hebben de OR en de SR elkaar informeel ontmoet tijdens een gezamenlijk etentje in Groningen, in het kader van kennismaken en netwerken.  In maart en in november heeft de SR gesproken met de RvT van het Alfa-college. Het gesprek in maart was samen met de OR, in aanwezigheid van het CvB. Voor deze bijeenkomst heeft de SR het thema 'mentaal welzijn studenten’ ingebracht. Het gesprek in november was met een delegatie van de RvT. Dit gesprek stond in het teken van wederzijdse kennismaking en bijpraten. Er vond een mooi gesprek plaats over de werkwijze van de SR, de wijze waarop de SR samenwerkt met het CvB, locatiedirecteuren, de achterban en hoe de afstemming net de begeleider van de SR verloopt. Een lid van de SR was als adviseur betrokken bij de selectieprocedure voor een nieuw lid van de RvT. Wij waarderen het dat de RvT het belangrijk vindt dat een student bijdraagt aan het kiezen van een nieuw lid.   

Afstemming en samenwerking in DNA verband 
De Studentenraden en CvB’s van het Drenthe College, Terra, Noorderpoort en Alfa-college zijn het schooljaar gezamenlijk gestart. In de Euroborg in Groningen vond een bijeenkomst plaats die in het teken stond van kennismaking. Er werden diverse werkvormen gebruikt om het met elkaar te hebben over wat de samenwerking betekent en hoe we elkaar op een constructieve manier kunnen vinden en van elkaar kunnen leren. De studentenraden hebben afgesproken elkaar minimaal drie keer per jaar formeel te treffen. De samenwerkingsovereenkomst is door een advocaat toegelicht aan de studentenraden in DNA verband. 

Contacten met directeuren 
De leden van de SR hebben regelmatig contact met de directeur van de locatie die zij vertegenwoordigen. Hierin bespreken zij de ontwikkelingen op de locatie met betrekking tot de strategische koers en is er ruimte voor eigen input.   

In 2023 heeft de SR een student Design Driven Innovation aan de Hanzehoge school geholpen met het ontwerpen van een gespreksstarter spel dat bedoeld is om kennismaking tussen een studentraadslid en de directeur te bevorderen. De bedoeling van het spel is dat je aan het rad draait en een kaartje pakt van de kleur waarop het rad beland is. Daarop staan waarderende vragen die de eerste connectie tussen de directeur en de studentenraadsleden bevorderen.

Achterban en naamsbekendheid in 2023 
De SR heeft in 2023 onder andere het volgende gedaan om de achterban te betrekken en naamsbekendheid te vergroten: 

• Communicatie via sociale media: de SR heeft voornamelijk via Instagram gecommuniceerd waar zij zich op het moment mee bezig houdt. 
• Lunchgesprekken op locaties: dit kalenderjaar hebben wij 4 keer lunchgesprekken gehouden. Tijdens deze gesprekken informeren wij de studenten over bepaalde rechten die zij hebben. Vragen wij hun mening over bepaalde onderwerpen en waar zij over het algemeen tegenaan lopen tijdens de opleiding
• Promodag: dit kalenderjaar hebben er negen promodagen plaatsgevonden om de naamsbekendheid van de SR te vergroten en ook om studenten te informeren over de verkiezingen van de SR.  
• Winacties Instagram: Op Instagram organiseert de SR winacties om naamsbekendheid te vergroten.  
• Contact WhatsApp achterban: de SR heeft een achterban WhatsApp groep die zij raadplegen voor het verbeteren van het Alfa-college. 

De SR was aanwezig bij de volgende bijeenkomsten:

• EnergieHub050 
• Ontvangst Dijkgraaf verkiezingsfestival  
• 10-jarig jubileum kwaliteitsnetwerk  
• Co-host bijeenkomst Adviesraad  
• Introductie bijeenkomst nieuwe medewerkers 
• Strategische Koers On Toer 
• Open dagen 

CJP pas 
Dit jaar heeft de SR samen met de betrokken medewerkers van Alfa-college geregeld dat er CJP passen beschikbaar zijn voor onze studenten en docenten. Met deze pas kan je korting krijgen op producten zoals Nike en Samsung. Voor meer informatie: https://www.cjp.nl  / Voor CJP aanvragen: https://mijn.cjp.nl/registrere...  

Strategische Koers 
De Strategische Koers van het Alfa-college is in 2023 vernieuwd. De SR heeft geholpen om de website van de vernieuwde strategische koers vorm te geven. Daarbij hadden sommige raadsleden een actieve rol in de presentatie van de Strategische Koers. Website: https://samenvindenwehetuit.nl...  

Keuzedeel Invloed en Medezeggenschap in de Organisatie 
Als eerste student van heel Nederland heeft een lid van de Studentenraad het keuzedeel Invloed en Medezeggenschap in de Organisatie voltooid. Het examen voor dit keuzedeel is gedeeld met meerdere roc's om het ook daar te implementeren. Dit heeft geleid tot doorontwikkeling, in samenwerking met het bedrijf Brainstud wordt gewerkt aan een inhoudelijk onderwijsprogramma en examen. De materialen worden geplaatst op het platform van All you can learn zodat alle mbo studenten in Nederland de mogelijkheid krijgen om gebruik te maken van dit keuzedeel. Het keuzedeel is goed te koppelen aan de werkzaamheden binnen de SR waardoor je op een leuke interactieve manier school kan combineren met persoonlijke ontwikkeling. Aankomende schooljaar wordt dit keuzedeel aangeboden aan Studentenraden in DNA verband. Zie LinkedIn post voor meer informatie: https://www.linkedin.com/posts...  

Namens de studentenraad, 

Hanling Su, voorzitter
Mika Wessels, vicevoorzitter  

Als Raad van Toezicht van het Alfa-college kijken we terug op een dynamisch jaar waarin een aantal belangrijke stappen zijn gezet om de kwaliteit en continuïteit van het roc in de regio te versterken. Wij denken daarbij met name aan de intensivering van de samenwerking binnen DNA, de campusontwikkelingen (met de bouw van de EnergieHub050 als eerste stap), de versnellingen op het gebied van Leven Lang Ontwikkelen en de flexibilisering van leerroutes voor studenten en de ontwikkelingen op het gebied van het Alfa-kompas, de planning en control cyclus van het Alfa-college. Allemaal stappen waarmee het Alfa-college samen met haar partners, beoogd meer waarde te creëren voor de studenten, de regio en de wereld.  

Samenstelling en organisatie  
Per 1 april 2023 is Henk Meines benoemd als lid van de Raad van Toezicht. Hij vult de vacature die ontstond door het vertrek van Hans Kox, vanwege het eindigen van zijn tweede termijn in de Raad van Toezicht. Wij danken Hans voor zijn bijdrage aan de raad en zijn inzet voor en betrokkenheid bij het Alfa-college. Henk brengt ervaring en kennis mee onder andere op het gebied van digitalisering en arbeidsmarkt. Anita van Nimwegen is voor de tweede termijn benoemd als lid van de Raad van Toezicht. Annelies Bakelaar is, op grond van de uitzonderingsclausule in de statuten, voor een derde termijn van maximaal twee jaren, benoemd als voorzitter van de Raad van Toezicht. De raad beroept zich op de uitzonderingsclausule in verband met het belang van de continuïteit binnen de Raad van Toezicht gelet op de complexiteit van de ontwikkelingen die op dit moment spelen binnen het Alfa-college, waaronder DNA, LLO en de campusontwikkelingen.  

In 2023 hebben wij onze commissiestructuur geëvalueerd. Per 1 januari 2024 werken we met drie commissies: een commissie kwaliteit & innovatie, een auditcommissie en een renumeratiecommissie. De samenstellingen van de Raad van Toezicht en zijn commissies ultimo 2023 staan in bijlage 6. In 2024 zal aansluitend het reglement van het Raad van Toezicht worden geactualiseerd.  

Overlegmomenten 2023 
Wij hebben in 2023 vijf reguliere Raad van Toezicht vergaderingen gehad en twee thematische bijeenkomsten: één over de governance en juridisch vorm voor samenwerking DNA (Maart 2023) een één over campusontwikkelingen, strategie & innovatie (oktober 2023). Zie verder onder Toezicht op bestuur en ondersteuning bij belangrijke keuzes. 

De auditcommissie heeft drie keer regulier vergaderd en daarnaast twee extra vergaderingen gehad, één voor het bespreken van de managementrapportage t/m april en één voor het bespreken van de uitgangspunten van de schikkingsovereenkomst voor het herstel van de gevelbekleding van de locatie Boumaboulevard.  

De onderwijscommissie heeft twee keer vergaderd, onder andere over de ontwikkeling van LLO en de visie ‘van onderwijs naar leren'. De commissie heeft een werkbezoek gebracht aan de opleiding E-commerce in Groningen die het leren op een innovatieve manier heeft vormgegeven. Met ingang van 1 oktober 2023 schuift een lid van de auditcommissie aan bij de vergaderingen van de onderwijscommissie om de commissie te versterken en de samenhang tussen beide commissies te vergroten.  

Contacten binnen en buiten de organisatie  
We hebben twee werkbezoeken afgelegd: bij bedrijfsvoering en bij de locatie Hardenberg. Tijdens deze werkbezoeken hebben wij gesproken met directie, managers, medewerkers, studenten en stakeholders. Daarnaast waren leden van de Raad van Toezicht aanwezig bij de opening van de EnergieHub050. 

Een aantal leden van de Raad van Toezicht waren aanwezig bij de bijeenkomst van de Adviesraad in juni in Groningen. Tijdens deze bijeenkomst stonden de thema’s uit de werkagenda mbo centraal. De Raad van Toezicht hecht waarde aan het contact met stakeholders, mede in het kader van de horizontale verantwoording, en ziet uit naar een gesprek met het CvB over de doorontwikkeling van het stakeholdersmanagement in 2024.  

We spreken iedere twee jaar met de directeuren. Dit gesprek vond plaats in het voorjaar van 2023. We hebben in een informele setting elkaar beter leren kennen en met elkaar doorgesproken over de ontwikkelingen binnen het Alfa-college. Deze tweejaarlijkse gesprekken helpen ons in de uitvoering van onze toezichthoudende rol.  

In maart hebben we gezamenlijk met de Ondernemingsraad en de Studentenraad en het College van Bestuur gesproken over drie thema’s: mentaal welzijn van studenten (ingebracht door de studentenraad), identiteit (ingebracht door de ondernemingsraad) en ‘omgaan met veranderingen’ (ingebracht door de Raad van Toezicht). Daarnaast heeft een delegatie van de Raad van Toezicht in oktober informeel gesproken met de Ondernemingsraad en Studentenraad. De gesprekken met de Ondernemingsraad en Studentenraad geven ons veel inzicht in de organisatie en in het samenspel tussen bestuur en medezeggenschap. Een delegatie van de raad was aanwezig bij de terugkoppeling van het inspectierapport over de governance in het mbo. De uitkomsten van dit rapport bevestigen de manier waarop wij met de Ondernemingsraad en met de Studentenraad in gesprek zijn en hebben niet geleid tot aanpassingen. In het kader van de besluitvorming samenwerkingsovereenkomst DNA zoeken wij afstemming met de Ondernemingsraad.  

Code Goed Bestuur en visie op toezicht  
In de uitvoering van onze taken handelen wij vanuit de drie kernwaarden van het Alfa-college: vertrouwen, verbinden en ondernemen. Hierop zijn wij aanspreekbaar. Bij het vaststellen van de code Goed Bestuur hebben we geconstateerd dat we, door te handelen vanuit de kernwaarden van het Alfa-college, handelen conform de Code Goed Bestuur. Wij zien de code Goed Bestuur als een opdracht aan onszelf om jezelf en elkaar kritisch te blijven bevragen over het dagelijkse handelen. Onze waarden komen, impliciet en expliciet, regelmatig terug in de gesprekken die wij voeren met het college van bestuur en binnen de organisatie.  

We handelen conform onze visie op toezicht, zoals gevisualiseerd in onderstaande tekening en beschreven in de bijgevoegde toelichting. Deze visie sluit aan op onze waarden en op de code Goed Bestuur. In onze gesprekken met het College van Bestuur gaan we uit van vertrouwen en dialoog, waarbij we de scherpte opzoeken als dat nodig is. Ons vertrekpunt (goede start) is de samenwerking en dialoog met het College van Bestuur en met interne en externe stakeholders met als doel het versterken van de rol van het Alfa-college in de regio (samen).  

Toezicht op bestuur en ondersteuning bij belangrijke keuzes 
Als toezichthouder, sparring partner, werkgever en met ons netwerk dragen wij bij aan de missie van het Alfa-college om als christelijk ROC samen met zijn partners een duurzaam effect op mens, regio en wereld te realiseren door uitdagende leersituaties te creëren. Het strategisch beleid, het Alfa-kompas, de identiteit en kernwaarden van het Alfa-college vormen daarbij onze inhoudelijke leidraad.  

We houden toezicht aan de voorkant door het bespreken van gezamenlijk bepaalde strategische thema’s, trends en ontwikkelingen met het College van Bestuur. Conform onze visie gaan wij daarbij uit van het ‘snappen van de stappen’. Dit houdt in dat wij de keuzes die het College van Bestuur maakt, kunnen navolgen, zowel op inhoud als proces. In 2023 hebben we onder andere met het College van Bestuur meegedacht over de ontwikkeling van de samenwerking DNA en de daarbij passende juridische vorm en de campusontwikkelingen, inclusief het politiek-maatschappelijke speelveld in de regio Groningen. In het proces om te komen tot een nieuwe strategische koers heeft de raad deelgenomen aan een strategie sessie.  

In 2023 hebben we onder meer met het College van Bestuur gesproken over de kwaliteit van de managementrapportages en de prognose resultaat 2023. We investeren in het snappen van de stappen, bijvoorbeeld als het gaat om de samenwerking DNA, de ontwikkeling van LLO en de campusontwikkelingen. Ter voorbereiding op het goedkeuren van de samenwerkingsovereenkomst DNA hebben we advies ingehuurd, specifiek gericht op de manier waarop we onze rol als toezichthouder in deze samenwerking willen uitvoeren. 

Naast de betrokkenheid van de Raad van Toezicht bij deze strategische ontwikkelingen, is in de auditcommissie en in de Raad van Toezicht vergadering van december met het College van Bestuur gesproken over de prognose van het resultaat 2023, de oorzaken en de verbetermaatregelen.  

De samenwerking met DC Terra en Noorderpoort (DNA) zal in 2024 geformaliseerd worden door middel van een samenwerkingsovereenkomst. Ten behoeve van het goedkeuren van de samenwerkingsovereenkomst DNA heeft de Raad van Toezicht zich juridisch laten adviseren. Besluitvorming zal in januari 2024 plaatsvinden. De Raad van Toezicht waardeert de informatievoorziening hierover vanuit het College van Bestuur. De voorzitters van de drie raden van toezicht hebben regelmatig informeel contact. In december 2023 zijn de voltallige raden van toezicht bij elkaar geweest en hebben met elkaar afgesproken om elkaar in 2024 vaker te ontmoeten ten einde een passende vorm te vinden voor afstemming/ samenwerking als raden van toezicht.   

Toezicht op een doelmatige besteding van rijksmiddelen  
Op basis van de informatie van het College van Bestuur, onze gesprekken met het College van Bestuur, de accountant en binnen de organisatie, constateren we dat er sprake is geweest van doelmatige inzet van publieke middelen in 2023, gericht op realisatie van het strategisch beleid en de kwaliteitsafspraken.  

De (prognose van) het resultaat van 2023 heeft geleid tot zorg binnen de Raad van Toezicht. Niet alleen ten aanzien van het aanzienlijke verschil ten opzichte van de begroting en hoe dit tot stand is gekomen, maar ook hoe we een dergelijke situatie (qua proces en resultaat) in de toekomst gaan voorkomen. De Raad van Toezicht heeft in december kennisgenomen van de analyse en reflectie van het College van Bestuur en de voorgenomen aanpak. Naar aanleiding hiervan is afgesproken dat het College van Bestuur de Raad van Toezicht, met ingang van 1 januari 2024, tweemaandelijks informeert over de ontwikkeling van het resultaat 2024.  

De auditcommissie heeft in 2023 deelgenomen aan het auditcommittee lab van Deloitte. Tijdens deze sessie zijn de opdracht, prioriteiten, de manier van werken en een aantal ontwikkelpunten van de AC besproken. De uitkomsten en mogelijke vervolgstappen zijn gedeeld met het CvB en de directeur operations en de concerncontroller. Een van de uitkomsten is het opnemen van een jaarlijks BOT gesprek met de concerncontroller in de vergaderkalender.  

De ontwikkeling van de kwaliteit van de stuurinformatie is een continu gesprekspunt met de auditcommissie. De kwaliteit van de rapportages is in 2023 verder verbeterd, zo zijn de meerjaren liquiditeits- en solvabiliteitsratio's opgenomen in de rapportages. We verwachten dat de kwaliteit van de rapportages zich in 2024 nog verder ontwikkeld, zoals afgesproken met de auditcommissie. Een ander onderwerp dat is besproken in de auditcommissie betreft de ontwikkeling van het risicomanagement. Hier is in 2023 een start mee gemaakt. Het risicomanagement zal in 2024 verder ontwikkeld worden.  

Formele besluitvorming 
In 2023 hebben we besluiten genomen over de volgende onderwerpen:

1. Strategische koers 'samen vinden we het uit'.
2. Geïntegreerd Jaardocument 2022, inclusief meerjarenbegroting.
3. Verlenging aanstelling accountant  
4. Aanpassing indeling complexiteitsklasse naar klasse G voor 2023 
5. Benoeming Henk Meines als lid RvT 
6. Regeling ‘omgaan met een vermoeden van een misstand (klokkenluidersregeling) Stichting christelijk ROC Noord en Oost Nederland’ 
7. Indeling in complexiteitsklasse F voor 2024 
8. Begroting 2024, inclusief meerjarenbegroting (dit conform het besluit genomen in juni 2023 om met ingang van de begroting 2024 de meerjarenbegroting goed te keuren in december) 
9. Benoeming 2e termijn Anita van Nimwegen als lid RvT.  
10. Benoeming 3e termijn Annelies Bakelaar als voorzitter van de RvT. 

Verhouding met het College van Bestuur 
In 2023 hebben we als Raad van Toezicht opnieuw in een goede onderlinge verhouding met het College van Bestuur onze werkzaamheden kunnen doen. We worden tijdig, volledig en goed geïnformeerd. In onze gesprekken met het College van Bestuur, zowel binnen de raad als in de commissies, zoeken we waar nodig de scherpte. De renumeratiecommissie spreekt minimaal twee keer per jaar met het College van Bestuur over o.a. besturings-en leiderschapsvraagstukken. Daarnaast heeft de voorzitter bilateraal overleg met de leden van het College van Bestuur. De contracten van beide leden van het College van Bestuur zijn voor onbepaalde tijd verlengd. 

Evaluatie & scholing 
Op 23 en 24 november 2023 hebben we onze jaarlijkse evaluatie- en scholingsbijeenkomst gehouden. In de zelfevaluatie hebben we onder externe begeleiding gekeken hoe het functioneren van de RvT, de samenwerking binnen de RvT en het samenspel tussen RvT en CvB zich verder kan ontwikkelen. We hebben geconcludeerd dat we ons van goed naar beter willen ontwikkelen. In 2024 zetten we in op collectief ontwikkeltraject als RvT samen met het CvB door een externe partij, waarbij we denken aan thema’s als: complexiteit van veranderingen, duurzaamheid en nieuwe vormen van governance/ toezicht: hoe verhouden we ons ertoe en hoe willen we ons ertoe verhouden en het samenwerken in ecosystemen en netwerken.  

Tot slot
Als Raad van Toezicht spreken we onze waardering uit voor de bevlogenheid en betrokkenheid waarmee medewerkers, directie, bestuur, studenten en partners zich in 2023 hebben ingezet voor het Alfa-college.  

Annelies Bakelaar, voorzitter Raad van Toezicht