5. Bedrijfsvoerende processen

Het Facilitair bedrijf heeft als motto: het Facilitair Bedrijf maakt leren mogelijk door deskundig, betrouwbaar, servicegericht, duurzaam en omgevingsbewust haar diensten te verlenen aan studenten, medewerkers en relaties van het Alfa-college. 

Inleiding 
Binnen het Facilitair Bedrijf vinden naast het dagelijks faciliteren van het onderwijs, veel planmatige ontwikkelingen plaats. Onderstaand beschrijven wij enkele kenmerkende ontwikkelingen vanuit het Facilitair Bedrijf die bijdragen aan de drie koersuitspraken van het Alfa-college.   

Duurzaamheid 
Vanuit het Facilitair Bedrijf willen we aanjager zijn op het gebied van duurzaamheid en samen met het onderwijs en studenten stappen zetten die bijdragen aan duurzaamheid.  

Op de locatie Hoogeveen is een pilot ‘Natural Step’ uitgevoerd. Een methodiek om volgens een gedeelde taal transparante en uitlegbare duurzame keuzes te maken. Een 40-tal medewerkers vanuit het Facilitair Bedrijf en onderwijs hebben samen vier thema’s gedefinieerd inclusief doelstellingen, een strategische agenda met actiepunten en eigenaren. Tot slot is via een brede dialoog bekendheid gegeven aan de pilot met als doel het gedachtegoed te verbreden, ook naar andere locaties en partners. Het proces verloopt naar tevredenheid en draagt bij aan het goede gesprek over duurzaamheid. In 2022 zal de pilot worden doorgezet naar andere locaties.  

Ook op het gebied van de verduurzaming van vastgoed zijn volop ontwikkelingen. Volta2020 wordt afgerond in 2021. Vanwege onder andere de coronacrisis, zijn planningen en leveringen van materialen en menskracht vertraagd en zal het project medio voorjaar 2021 worden opgeleverd. Te constateren is dat er een prachtige circulaire, duurzame en lerende verbouwing heeft plaatsgevonden. In 2021 is ook het omliggende terrein ecologisch met rekenschap voor biodiversiteit geheel onderhanden genomen, incl. het realiseren van een overdekte fietsen-stalling. 

Ook bij de Admiraal de Ruyterlaan in Groningen is een overdekte fietsenstalling gerealiseerd, de locaties Kardinge en Kluiverboom worden in 2022 aangepakt. Op de locaties Admiraal de Ruyterlaan, Kluiverboom en Voltastraat zijn laadpalen geplaatst, die ook voor omwonenden beschikbaar zijn. Voor de locatie Kardinge zit dit in de pen. 

Meet & Eat 
Om het beleid aan te scherpen is een Expeditie Meet & Eat gestart met al het catering-personeel met als doel de bewustwording rond gezonde en duurzame voeding te vergroten. Ook zijn de eerste concrete stappen gezet: alleen nog vezelrijk brood op alle locaties en in december zijn resultaten op de locaties aan het personeel en studenten getoond. Deze praktijkervaringen geven input voor het nieuwe voedingsbeleid & -concept dat in het voorjaar 2022 gereed is. 

Huisvesting 
Het strategisch huisvestingsplan ligt ter vaststelling op tafel. Hieruit volgend komt in 2022 de financiële impact van verduurzaming van het vastgoed. Ondertussen zijn er stappen gezet naar een beter en duurzamer binnenklimaat aan de Admiraal de Ruyterlaan en Kardinge. Zo is aan de Admiraal de Ruyterlaan een nieuwe luchtbehandeling i.c.m. warmtepomp geplaatst in het A-gebouw. Ook de verduurzaming van de bestaande cv-installatie is opgestart en in uitvoering. In de verbouw van het entreegebied van Kardinge is vloerverwarming i.c.m. een lucht-behandeling voorzien van een warmtepomp. Hiermee is het verbruik van gas fors verminderd. Tevens zijn hier pv-panelen op het dak gelegd, waardoor een halvering van het stroomgebruik is gerealiseerd. Nu het er op lijkt dat vernieuwbouw aan de Kluiverboom nog enige jaren op zich laat wachten wordt ook hiervoor de verduurzamingsplanning inclusief ventilatie-(verbetering) opgestart. De bedoeling is om in 2022 de aanpassingen uit te voeren. 

Het afgelopen jaar zijn op alle locaties hybridelokalen gerealiseerd. Op Kardinge is de multi-functionele werk- en ontmoetingsruimte gerealiseerd, een voorbeeld voor verdergaande samenwerking tussen student en docent, hybride onderwijs en vooral ook externe partijen. In het kader van vitaliteit zijn alle locaties meer uitgerust met plantenbakken, meer groen, luizen en bacteriën zorgen voor de nodige biodiversiteit. 

Arbobeleidsplan 
In 2021 is het Arbobeleidsplan geschreven voor het gehele Alfa-college. Het doel is in gezamenlijkheid planmatig te werken aan een goed en veilig werk- en leerklimaat. Het plan is nog in conceptvorm en zal na goedkeuring vanaf 2022 ingevoerd en uitgevoerd gaan worden.  

RI&E 
Er is een inventarisatie gedaan naar de stand van zaken van de Risico-inventarisatie en -evaluatie van de locaties. Daaruit voortvloeiend is besloten om i.s.m. Human Capital Care de RI&E voor alle locaties opnieuw te gaan uitvoeren. Dit zal plaatsvinden in 2022.   

Digitalisering maakt het mogelijk om nieuwe vormen van onderwijs en leren aan te bieden vanaf plekken waar vroeger alleen het klaslokaal voor was bedacht. In 2021 is de Online Campus van het Alfa-college daarom ook verder doorontwikkeld met nieuwe functionaliteiten en bredere toepassingen. Belangrijk onderdeel van de Online Campus is het gebruik van de digitale leeromgeving Itslearning in combinatie met Microsoft Teams. Op alle locaties maken studenten en docenten gebruik van het systeem om de verschillende leerroutes (incl. de LLO-routes) te ondersteunen. Studenten ervaren het als een fijn hulpmiddel om sneller en plaats-onafhankelijk te vernemen wat er van hun wordt verwacht en gemakkelijker en digitaal opdrachten in te kunnen leveren. Om de communicatie naar studenten te verbeteren, is er nog een aanvullende (Alfa)app gelanceerd. In deze app ontvangen studenten o.a. hun leer-resultaten en rooster maar ook specifiek Alfa-nieuws. In 2021 is er hard gewerkt om samen met studenten en onderwijsteams nog beter gebruik te maken van alle digitale middelen die al beschikbaar zijn en waar nodig aan te vullen met extra functionaliteiten. Een proces van continu verbeteren, het is nooit af!

Om data-ondersteund onderwijs mogelijk te maken is in 2020 reeds een nieuw dataplatform gerealiseerd. In 2021 zijn de eerste dashboards in gebruik genomen binnen de domeinen student, financiën en HRM. Tijdens de ingebruikname is veel geleerd over wat wel en niet werkt. Een belangrijke les om te komen tot een nog betere ondersteuning van het onderwijs is om, voordat je begint met het daadwerkelijk ontwikkelen van een dashboard, meer aandacht te hebben voor de ‘bedoeling’ en onderliggende informatiebehoefte.

Het vergroten van gemak en snelheid binnen administratieve processen is een belangrijk thema. Procesautomatisering en robotisering kan een deel van de oplossing zijn. Het standaardiseren van processen en werkzaamheden is een middel om gemakkelijker verbeteringen aan te brengen en te automatiseren. Voor de processen binnen HRM en Financiën is reeds een grote slag gemaakt en gaat per 1 januari 2022 het nieuwe systeem AFAS live. De volgende processen waaraan gewerkt word zijn examinering, diplomering en digitali-sering van onderwijs- en praktijkovereenkomsten.

Voor 2021 stond op de planning een nieuwe positionering en propositie voor het Alfa-college te ontwikkelen. De eerste stap was een strategiebepaling. Daarvoor is de afdeling MCV in 2020 een samenwerking aangegaan met bureau NIDAP. In april 2021 heeft NIDAP de resultaten  gepresenteerd van een regionale marktverkenning bij grote werkgevers. Dit heeft ons waardevolle aanknopingspunten opgeleverd die vervolgens hebben geleid tot strategische keuzes.  

De strategische keuzes zijn doorvertaald naar een communicatieplan en een business development traject met Knyfe.  

Communicatietraject  
Het Alfa-college wil LLO meer op de kaart te zetten, zowel intern als extern.  Aan reclame-bureau RTRN is in de zomer 2021 de opdracht verstrekt om een interne LLO-inspiratie-campagne te ontwikkelen voor medewerkers. Daarnaast is advies gevraagd om een uitwerking te geven voor de propositie van LLO en vorm te geven aan een externe campagne om Alfa-college meer op de kaart te zetten bij de doelgroepen voor LLO.   

Eind oktober is de aftrap voor de interne LLO-campagne gegeven tijdens Alfa’s College Tour op 28 oktober 2021 in Hardenberg. Hiervoor is een inspirerend filmpje ‘LLO in 1 minuut’ opgeleverd.   
Er werd een LLO-gadget (mondharmonica) uitgedeeld als trigger. Hier wordt nog een vervolg aan gegeven voor de kerstvakantie. De opkomst was helaas (ook vanwege corona) niet heel hoog, maar medewerkers konden ook online de stream volgen.   

Daarnaast is de SharePoint-omgeving ‘Leven Lang Ontwikkelen’ aangemaakt. Hier wordt alle belangrijke informatie rondom LLO gedeeld. Doorlopend wordt hier LLO-nieuws gedeeld voor medewerkers en staan de belangrijke documenten, linkjes en contactpersonen vermeld. Er wordt de komende tijd een vervolg gegeven aan de interne campagne door inspirerende voorbeelden te delen.   

Ook is voor de locaties een format gemaakt om per locatie een Roadshow LLO te maken. In Hardenberg heeft de Roadshow plaatsgevonden. Via de opleidingsteams is dit gedeeld in ieder team en is men hierover in gesprek gegaan. Ook voor locatie Hoogeveen is een Roadshow gemaakt. Ook deze zal gedeeld worden in de teams.    

De LLO-tak van het Alfa-college wordt de komende 2 à 3 jaar centraal gepositioneerd als een krachtige eenheid onder het Alfa-merk. RTRN heeft in december 2021 een ‘propositie LLO’ gepresenteerd. Het advies over de positionering, het merkverhaal en de visualisatie zal na vaststelling eind december verder opgepakt worden in 2022. De externe campagne zal vanaf januari-maart 2022 uitgerold worden. Het voorstel van de LLO-visualisatie zal de basis zijn voor een toolkit bestaande uit vaste formats voor de productie van middelen als posters, kaarten, vouchers, advertenties, nieuwsbrieven. Hiervoor worden formats in Lizzit gezet, een online opmaaksysteem, vanaf februari 2022. Hierbij is uniformiteit geborgd en kunnen we eenduidig communiceren en snelheid maken. Verder zal content worden gerealiseerd voor een LLO-nieuwsbrief en hiervoor een planning gemaakt worden (december 2021).  
Daarnaast wordt een contentkalender gemaakt met showcases per focusgebied per januari 2022.  

Business development met Knyfe  
Het Alfa-college staat voor een ambitieuze opdracht: binnen 2 jaar moet 20% van onze populatie bestaan uit niet-bekostigde deelnemers. Dit vergt een andere manier van kijken naar opleiden. Wat is waardevol voor onze nieuwe klanten? En waar zijn ze bereid voor te betalen? Dit is waar business development om draait:  waardecreatie.  

Om ons leren een goede boost te geven, hebben we besloten dit centraal te faciliteren. Om ons hierin te begeleiden hebben we het bureau Knyfe ingehuurd. Zij gaan de komende maanden met drie  teams van ons aan de slag om waarde te creëren voor onze klanten.  Een team is crossregionaal georganiseerd en bestaat uit enthousiaste LLO-ambassadeurs.  

Elk traject duurt zes tot tien weken en start met een bootcamp van twee dagen waarin een gezamenlijke ambitie wordt geformuleerd. Het gaat om dromen, denken, durven en doen! In de daarop volgende weken ontwikkelt en test het team producten bij en met klanten tot er minimaal een nieuw product geaccepteerd is door de klant. Vlak voor de kerstvakantie  start team 1 (focus: Welzijn)  met hun bootcamp.  In februari start team 2 (Energie & Duurzaamheid) en in maart team 3 (ICT).  We verwachten dat deze drie trajecten niet alleen waardevolle proposities opleveren, maar ook nieuwe inzichten in het omgaan met klanten, het kijken naar de markt en ook hoe je het beste samen kunt leren.  Lessen uit dit traject zullen worden gebruik voor het verder inrichten van de organisatie voor LLO.  

Energiehub050 
In 2021 was het doel om een nieuwe naam en een visuele identiteit te creëren voor het nog te ontwikkelen Proef- en oefencentrum dat op het Suikerterrein een plek krijgt. Uiteindelijk is na een zorgvuldig traject gekozen voor de naam Energiehub050. Naast de naam is vervolgens de visuele identiteit ontwikkeld, inclusief een brand manual. De komende tijd worden communicatiemiddelen ontwikkeld die gebruikt kunnen worden bij de verdere branding en positionering. 

Vitaliteitscampus 
In 2021 is er een positioneringsstrategie en een visuele identiteit ontwikkeld voor het programma Vitaliteitscampus. Deze is eind 2021 vastgesteld door de stuurgroep. Het vervolg is het opstellen van een marketingcommunicatieplan. 

Bezoek ministeries 
In het kader van bovenstaande campusontwikkelingen heeft MCV in samenwerking met het directiesecretariaat en in samenwerking met externe stakeholders een werkbezoek georganiseerd voor het ministerie van OCW en het ministerie van EZ. Dit krijgt in 2022 een vervolg.  

Herpositionering merk Alfa-college 
In 2021 is een aantal submerken van Alfa-college ontstaan. Onder andere de Vitaliteitscampus en de Energiehub050. Ook is de locatie Hoogeveen onder de loep genomen en is er een nieuwe positionering opgesteld voor deze locatie. Een andere belangrijke ontwikkeling die in 2021 speelde en die ook in 2022 prominent aanwezig zal zijn is Leven Lang Ontwikkelen. Een dilemma op dit vlak is de vraag wat LLO betekent voor het merk Alfa-college. Past de huidige positionering van Alfa-college nog wel? Zijn we nog onderscheidend genoeg? Wat is onze belofte aan de verschillende doelgroepen? 

Bovengenoemde submerken, ontwikkelingen en dilemma’s hebben MCV er toe gezet het merk Alfa-college en de merkwaarden opnieuw tegen het licht te houden. Samen met de directeuren is een traject gestart om het merk en de merkwaarden te herijken. Hiervoor is een samen-werking gestart met een strategisch communicatiebureau. Dit bureau heeft ook de herpositionering van Hoogeveen gedaan en zal deze positionering ook meenemen in het brede merkverhaal. Het bureau heeft eind 2021 input opgehaald uit de organisatie. De eerste resultaten zijn gepresenteerd in 2021. In 2022 krijgt dit traject een vervolg.  

Arbeidsmarktcommunicatie 
In 2021 was het doel om aan de slag te gaan met een strategie voor de arbeidsmarkt-communicatie. Er is vastgesteld wat het werkgeversimago is dat Alfa-college wil uitstralen. Daarna is de employee journey in kaart gebracht, samen met HRM. Dit is afgerond. De employee journey vormt de basis voor de te ontwikkelen strategie. Eind 2021 is hiervoor een briefing uitgezet bij drie bureaus. Dit zal een vervolg krijgen in het eerste kwartaal van 2022. Het plan is om in maart 2022 een eerste campagne te draaien op basis van de nieuwe strategie. 

De risico’s vanuit cybercriminaliteit nemen steeds verder toe. Verschillende onderwijs-instellingen zijn recentelijk geraakt door aanvallen op de informatievoorziening door professionele cybercrime organisaties. Wij zijn ons goed bewust hoe waardevol (persoons) gegevens zijn en hoe groot daarmee de aantrekkelijkheid voor criminelen is. Het Alfa-college heeft dan ook vanuit informatiemanagement en IT continu aandacht voor het verhogen van de weerbaarheid ten aanzien van aanvallen op de informatievoorziening. De afdeling laat zich daarbij extern adviseren door specialisten binnen dit vakgebied. 

Informatiebeveiliging 
Binnen het gehele domein van Informatiebeveiliging en Privacy worden aanvullende maat-regelen genomen en bestaande maatregelen verbeterd om de risico's op het gebied van Informatiebeveiliging en Privacy te mitigeren. Deze maatregelen zijn beschreven in het verbeterregister en het jaarplan van Informatiebeveiliging en Privacy.  

Het Alfa-college heeft hierbij vijf aandachtsgebieden (speerpunten) benoemd: 

• Identity en Acces Management; 

• logging en monitoring; 

• continuïteitsmanagement; 

• bewaar- en vernietigingstermijnen; 

• governance IBP. 

Privacy (AVG) 
Het is van belang dat het Alfa-college zorgvuldig omgaat met de persoonsgegevens van studenten en medewerkers en dat onze medewerkers goed getraind zijn ten aanzien van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).   

Algemene informatie over de AVG en beleidsstukken en protocollen zijn voor medewerkers en studenten beschikbaar op de Privacy-AVG omgeving op het Intranet van het Alfa-college.  

Diverse trainingen zijn beschikbaar: 

• algemene AVG-trainingen voor (nieuwe) medewerkers;

• specifieke trainingen voor teams; 

• intensieve trainingen die ingaan op de inbedding van IBP in de processen. 

In 2021 zijn de volgende verbeteringen vanuit het Verbeterregister en Jaarplan IBP 2021 opgepakt: 

• Het ontwikkelen van een risico-gestuurde Informatiebeveiligings- en Privacy (IBP)-organisatie, activiteiten hieromtrent zullen in 2022 ook plaatsvinden.

• Het uitvoeren van risicoanalyses ten aanzien van IBP. 

• Het deelnemen aan de Benchmark MBO IBP en het NBA-toetsingskader Informatiebeveiliging in het kader van de PDCA-cyclus. De bevindingen die daaruit voortkomen vormen input voor het verbeterregister en het jaarplan IBP 2022.  

• Het toetsen van de verwerkingen van persoonsgegevens op actualiteit. 

• Het toetsen van verwerkersovereenkomsten met betrekking op de doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER. 

• Het uitvoeren van DPIA’s (Data Protection Impact Assessment) op alle nieuwe of gewijzigde informatiesystemen. 

• Het controleren en actualiseren van de autorisatiematrix. 

• Het aanscherpen en controleren van het proces van autorisatiebeheer. 

• Het beoordelen van informatiebeveiligingsincidenten en datalekken en het eventueel aanscherpen van technische en organisatorische maatregelen. 

• Het verbeteren van continuïteitsmanagement.

De gemaakte afspraken met leveranciers worden aangescherpt met betrekking tot: 

• SLA's en of Dossiers Afspraken en Procedures (DAP's);

• Backup en recovery voorzieningen. 

Er is een opzet gemaakt voor een continuïteitsplan. Bijbehorende crisisplannen worden verder uitgewerkt en op toepasbaarheid verbeterd. 

• Het continuïteitsplan zal in 2022 verder Alfa-collegebreed geïmplementeerd worden.  

• Het verbeteren van de mogelijkheden en het gebruik van logging en monitoring binnen de ICT-infrastructuur en de applicaties, dit zal in 2022 ook plaatsvinden.

• Het verbeteren van de Governance IBP door de beschreven taken en verantwoordelijkheden beter uit te werken en te implementeren. Dit verbeterpunt zal in 2022 ook nog uitgevoerd worden.

• De implementatie van bewaar- en vernietigingstermijnen door het inrichten van deze functionaliteit binnen (nieuwe) applicaties en door kennis en bewustwording te vergroten. Dit zal ook nog in 2022 worden uitgevoerd.

• Het inbedden van Informatiebeveiliging en Privacy in de processen door middel van trainingen en de controle daarop. Dit zal ook nog in 2022 worden uitgevoerd.

• Het aanpassen van de AVG/IBP trainingen door de focus meer op informatiebeveiliging te leggen.

• Het deelnemen aan de Cyberoefening OZON van maart 2021.