7. Continuïteit

In onderstaande tabel is de verwachte ontwikkeling van het aantal ongewogen bekostigde studenten in de beroepsopleidingen in de periode 2021 tot en met 2024 weergegeven. De aantallen 2021 zijn gebaseerd op de ontvangen terugmelding bekostigingsgegevens vanuit het Ministerie van OC&W d.d. 14 maart 2022 met kenmerk 2022/2/18030486. De prognoses voor de jaren na 2021 zijn bepaald op grond van de referentieraming mbo.

De afgelopen jaren is ons pand aan de Voltastraat in Hoogeveen grondig gerevitaliseerd. Medio 2021 is dit pand opgeleverd. Dit pand is op dit moment het meest duurzame gebouw van het Alfa-college. Voor de overige hoofdlocaties van het Alfa-college worden plannen ontwikkeld om deze panden de komende jaren ook te verduurzamen. 

Op dit moment wordt gewerkt aan een nieuwe strategische visie op onderwijs en huisvesting in de regio Groningen. In het oosten van de stad zijn er plannen om een vitaliteitscampus, gericht op vitaliteit voor jongeren, werkenden en ouderen, te ontwikkelen. Hiervoor worden de gesprekken reeds gevoerd. In het westen van de stad zijn plannen om een campus voor duurzaamheid en circulariteit te ontwikkelen; de Energiehub050. Het doel is om in dit gebied de opleidingen op het gebied van techniek, duurzaamheid en circulariteit onder te brengen.

Naast de panden die in eigendom zijn van het Alfa-college wordt er ook een aantal locaties gehuurd. Dit is een bewuste keuze om de te verwachten krimp voor de komende jaren te kunnen opvangen en sluit aan bij de strategische koers van het Alfa-college. De contracten worden - gezien de mogelijke fluctuatie en daling van studentenaantallen – zo veel mogelijk voor een korte periode afgesloten. Hierdoor heeft het Alfa-college een voldoende flexibele huisvestingsschil om een mogelijke daling met 10% van de huidige studentenaantallen op te vangen. Hierbij is rekening gehouden met een verwachte toename van het aantal LLO deelnemers.

De afgelopen jaren zijn wij als gevolg van toenemende baten steeds in staat geweest om een aantal geplande grote investeringsprojecten, onder andere de ver-/nieuwbouw voor de locatie aan de Voltastraat in Hoogeveen, verbouwing aan de Admiraal de Ruyterlaan, Kardingerweg, de vervanging van kantoor- en schoolmeubilair en audiovisuele apparatuur van het Alfa-college, met eigen middelen te financieren.

Vanuit de meerjarenplannen houden wij rekening met investeringen voor regulier onderhoud en daaraan gerelateerde duurzaamheidsverbeteringen, vervanging van kantoor- en schoolmeubilair en audiovisuele apparatuur en zijn de investeringen voor de verlening van de gebruikshorizon van onze locatie aan de Kluiverboom hierin opgenomen. 
Voor toekomstige investeringen in het kader van de Vitaliteitscampus en de EnergieHug050 is de verwachting dat wij deze niet uit eigen middelen kunnen financieren, waardoor wij genoodzaakt zijn om externe financiering te zoeken.

De balans ontwikkelt zich de komende jaren naar verwachting als volgt:

De staat van baten en lasten ontwikkelt zich de komende jaren naar verwachting als volgt:

Het Alfa-college hanteert voor zijn kengetallen, naast de door de Onderwijsinspectie gehanteerde signaleringswaarden, eigen, interne onder- en bovengrenzen en normen voor de financiële kengetallen. De ontwikkeling van de relevante financiële kengetallen voor de jaren 2022 t/m 2024, inclusief de onder- en bovengrenzen, de normen en signaleringswaarden van OCW, is als volgt:

Het interne beheersings- en controlesysteem heeft betrekking op de bedrijfsvoering, maar uiteraard ook op het onderwijs in onze organisatie. Hieronder wordt aangegeven hoe ons interne beheersings- en controlesysteem functioneert:

• Onderwijs en examinering: de kwaliteit van ons onderwijs en onze examinering wordt bewaakt door de cyclus van de van het strategisch document afgeleide kaderbrieven, de daarop gebaseerde jaarplannen en jaarplangesprekken. Eind 2021 is gestart met een nieuwe P&C-cyclus genaamd Alfa Kompas, die met ingang van 2022 geïmplementeerd wordt. Het Alfa Kompas geeft de mogelijkheid vanuit de eigen context van de locatie (couleur locale) én concernbreed te sturen op de strategische koers (de locatieroute) en de continuïteit. Dit mede doordat doelstellingen en stuurinformatie gezamenlijk door College van Bestuur en directie (CDO) bepaald zijn. De kwaliteit van onderwijs en examinering wordt gevolgd door de onderwijsteams te monitoren op relevante indicatoren (o.a. studiesucces en vsv). Teams die niet voldoen aan de minimale eisen van de Inspectie voor het Onderwijs, worden aangemerkt als risico-opleiding en met die teams worden afspraken gemaakt hoe te komen tot verbetering. De voortgang van de verbeteringen wordt meegenomen als input voor de drie gesprekken per jaar die het CDO gezamenlijk heeft over de voortgang (zie voor meer details hieronder).
• Audits: De kwaliteit van onderwijs, examinering en diplomering en kwaliteitsborging worden in het Alfa-college gemonitord door het uitvoeren van interne audits op basis van het toezichtskader van de inspectie. De selectie van de opleidingen die jaarlijks worden ge-audit, is risicogericht. Daarnaast kan het managementteam van een locatie ook zelf opleidingen voordragen voor een interne audit. Dit kunnen dan opleidingen zijn met een mogelijk risico of opleidingen die heel goed zijn of een ontwikkelingsvraag hebben. Daarnaast voert het auditteam op instellingsniveau thema-audits uit. Naast de interne audits wordt om de drie jaar een instellingsaudit uitgevoerd door het Kwaliteitsnetwerk mbo. Zie ook paragraaf 3.6.3.
• Integrale rapportage: Tweemaandelijks, vanaf februari van elk boekjaar, wordt aan het College van Bestuur integraal gerapporteerd over een aantal indicatoren, gekoppeld aan de gebieden student en regio, medewerkers, maatschappij en bestuur en financiers. Tijdens de vergaderingen van de auditcommissie bespreekt het College van Bestuur de meest actuele integrale rapportage met de commissie. In de nieuwe P&C-cyclus die in 2022 wordt gevolgd, wordt driemaal per jaar, in oktober, februari en juni terug-en vooruitgekeken: op basis van vooraf bepaalde stuurinformatie en middels de rolling forecast methodiek wordt driemaal jaarlijks een rapportage opgesteld (data+ duiding) als input voor de genoemde drie gesprekken met het College van Bestuur en de directie (CDO)-overleg over de voortgang t.a.v. de strategische doelstellingen en de continuïteit en wat mogelijk nodig is om bij te sturen. 
• Financiële meerjarenbegroting: Dit is een belangrijk sturingsinstrument waarmee de (financiële) effecten van het strategisch meerjarenbeleid en de verwachte interne en externe ontwikkelingen inzichtelijk worden gemaakt. Met behulp van dit sturingsinstrument kan onder meer het effect van beleidskeuzen, risico’s en ontwikkelingen op het (toekomstige) resultaat, het vermogen, de balansposities en de financieringsstructuur inzichtelijk worden gemaakt. Jaarlijks wordt de meerjarenbegroting ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Toezicht.
• Personeel: Voor de verschillende regio’s/locaties zijn strategische personeelsplannen opgesteld die regelmatig worden geactualiseerd en wordt de ontwikkeling van het aantal WW- en BW-gerechtigden continu gemonitord.
• Informatiebeveiliging en privacy: Er worden bewustwordingsbijeenkomsten gehouden voor teams. Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Het Alfa-college sluit met het beleid aan bij deze wetgeving en heeft een functionaris gegevensbescherming in dienst die waakt over correcte toepassing van de AVG (zie ook paragraaf 5.4).
• Strategisch beleid: Er wordt jaarlijks een kaderbrief opgesteld. In de kaderbrief wordt aangegeven wat wordt verwacht van de diverse organisatie eenheden als het gaat om de strategische doelen van de organisatie en de ontwikkelingen die zich tussentijds in een strategische periode aandienen. Via de kaderbrief en de daarbij aansluitende begroting worden de middelen gekoppeld aan inhoudelijke plannen. De onderwijslocaties en Bedrijfsvoering hebben plannen opgesteld en op basis van deze plannen zijn middelen beschikbaar gesteld. Voor 2021 ging het voornamelijk over plannen in het kader van verbeteren, vernieuwen en innoveren. Voor de begroting van 2021 is meer gestuurd op additionele plannen, gekoppeld aan de strategische koers. Om de voortgang van de realisatie van e.e.a. binnen de organisatorische eenheden te volgen worden er als onderdeel van de P&C-cyclus twee keer per kalenderjaar locatieplangesprekken gehouden die het College van Bestuur voert met de managementteams van die eenheden. Na afloop van het kalenderjaar wordt op instellingsniveau een rapportage opgesteld waaruit blijkt wat de stand van zaken is op dat moment. Met ingang van 2022 is de P&C-cyclus anders ingericht (zie hierboven).
  Om als organisatie meer in control te raken op de strategische koers, heeft het Alfa-college besloten om de functies van concerncontrol en businesscontrol conform het three-lines model in te voeren, zodat zowel het College van Bestuur als de organisatorische eenheden meer aantoonbaar integraal in control zijn op de strategische ontwikkelingen en de continuïteit van de organisatie. Een transitie van waardegedreven naar een waarden- en datagedreven organisatie moet hierbij ondersteunen.
• interim controle: in de rapportage van zijn jaarlijkse interimcontrole geeft de accountant zijn bevindingen weer naar aanleiding van zijn onderzoek naar de bedrijfsvoering en de processen. Ook dit jaar is de interimcontrole 2021 uitgevoerd op de hoofdlijnen van de bedrijfsprocessen.

Een van de belangrijkste onzekerheden in het voorjaar van 2021 was de ontwikkeling van het coronavirus en de effecten daarvan op  het onderwijs en de studenten. 
In afwachting van de verdere inrichting van de controlfunctie, inclusief risicomanagement, binnen het Alfa-college om meer dan tot nu toe in control te raken op de strategische koers, is in eerdere jaren gestuurd op een aantal risico’s die in 2021 niet meer actueel waren. Bijvoorbeeld informatiebeveiliging, die inmiddels is uitgegroeid tot veel meer dan de betekenis uit het verleden die geen recht meer doet aan de (digitale) context waarin wij tegenwoordig functioneren. Door de verbreding van dit onderwerp en de aandacht die we hier als Alfa-college aan besteed hebben op inhoud én proces is er geen sprake meer van een bedreiging ten aanzien van de continuïteit van het Alfa-college. In het kader van de nieuwe P&C-cyclus wordt in 2022 strategisch risicomanagement geïmplementeerd waarbij het CDO gezamenlijk de risico’s en kansen voor het bereiken van de strategische doelstellingen gaat identificeren, omschrijven, inschatten (kans en impact), beheersmaatregelen gaat bepalen, inzetten, monitoren en driemaal jaarlijks gaat bespreken. Risico-bereidheid/appetite wordt ook bepaald. In het jaarverslag over 2022 wordt hieraan aandacht besteed.

De Raad van Toezicht wordt steeds door het College van Bestuur betrokken bij majeure beleidsvraagstukken. Alle relevante plannings- en verantwoordingsdocumenten worden cf. statuten aan de Raad van Toezicht voorgelegd ter goedkeuring. Mochten zich los daarvan financieringsvraagstukken voordoen, dan worden die ook door het college aan de raad ter goedkeuring voorgelegd. Daarnaast wordt de Raad van Toezicht bij grote onderwerpen ook meer en meer in de beleidsvoorbereidende fase betrokken door het College van Bestuur.

De audit- en onderwijscommissie van de Raad van Toezicht zijn in dit opzicht ook belangrijk. In hun vergaderingen is er gelegenheid om in aanwezigheid van deskundigen uit de organisatie inhoudelijk in te gaan op de voor deze commissies relevante onderwerpen. Onderwerpen kunnen er inhoudelijk worden voorbesproken en indien gewenst voorzien van een advies van de desbetreffende commissie aan de Raad van Toezicht worden voorgelegd. Dat geldt bv. voor de financiële plan- en verantwoordingsdocumenten die eerst in de auditcommissie aan de orde komen alvorens zij in de Raad van Toezicht worden besproken. Enkele andere onderwerpen die langs deze lijn besproken worden zijn: de realisatie Kwaliteitsagenda en het effect van het coronavirus op de studenten, de medewerkers, de organisatie en de regio en nieuw in 2021 waren themagesprekken over relevante onderwerpen.